Die Dokumenten-Archivierung in digitaler Form soll Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen einen schnellen Zugriff (über Benutzerrechte gesteuert) für alle Dokumentenarten gewährleisten.

Eine Vielzahl von Dokumenten, wie z. B. Verträge, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen,

Lohnunterlagen/-Abrechnungen, lassen sich entweder mittels Scanner einscannen oder wenn die Belege bereits in digitaler Form (pdf oder tif) vorliegen, entsprechend einfach und sicher archivieren. 

Eine manuelle Ablage in zahlreichen Ordnern ist nicht mehr zeitgemäß, überflüssig und kostenintensiv.

Die elektronische Ablage von Dokumenten aller Art, kann Ihnen unter anderem auch Wettbewerbsvorteile verschaffen:

1. Motivation der MitarbeiterInnen wird erhöht durch einfaches Suchen und Finden von    Dokumenten und somit die Möglichkeit in kurzer Zeit entsprechende Auskünfte zu geben

2. Kommunikationsfluss untereinander kann gesteigert und vereinfacht werden

3. Einhaltung der revisionssicheren Ablage von Dokumenten, mit Revisionsständen

4. Einhaltung der gesetzlichen Verjährungsfristen

                          Sie sparen erheblich Zeit

                  und vor allem dauerhaft Kosten.

Dazu kommt noch ein wichtiger Aspekt: bei regelmäßiger Datensicherung und entsprechender Sicherheitsvorkehrung (z. B. außer Haus-Lagerung der Datensicherung oder Ablage der Datensicherung in Cloud-Diensten), sind Ihre Belege im Falle eines Wasserschadens/ Brandes / Diebstahls oder defekte Hardware auf jeden Fall unangetastet verfügbar.

Mit dem herkömmlichen Ablagesystem in Ordnern, hätten Sie arge Probleme, die Belege wiederherzustellen und Ihren Anspruch, im Falle von Eingangsbelegen

a) Steuervergütung  (Vorsteuer)

b) Betriebsausgabe zu gewährleisten.

Die Rekonstruktion der Daten in Belegform kostet Ihrem Unternehmen enorm viel Geld, Zeit und Nerven.

Sie benötigen im ersten Schritt folgende Gerätschaften:

• 1 PC
• 1 Scanner
• 1 Software-Lizenz - erweiterbar auf bis zu 10 Arbeitsplätze
• Sicherung in einer Cloudlösung, bzw. lokale USB-Festplatte mit ausreichender Kapazität
  

Die Archiv-Software kann kostenlos als Demo-Version (bis 200 Belege) installiert werden und nach dem Testen zur Vollversion aufsteigen. Die Vollversion kann 4 Archive mit je 200.000 Dokumenten verwalten.

System-Voraussetzungen:

Einplatz - 1 PC Windows 10pro oder 11pro, Arbeitsplatzscanner, Lizenz für die Archivierungssoftware

Mehrplatz - bis zu 10 PC, Arbeitsplatzscanner/Netzwerkscanner, Lizenzen für die Archivierungssoftware