Die elektronische Archivierung soll Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen einen schnellen Zugriff (über Benutzerrechte gesteuert) für alle Dokumentenarten gewährleisten.

Eine Vielzahl von Dokumenten, wie z. B. Verträge, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen,

Lohnunterlagen/-Abrechnungen, lassen sich entweder mittels Scanner einscannen oder wenn die Belege bereits in digitaler Form vorliegen, entsprechend einfach und sicher archivieren. 

Eine manuelle Ablage in zahlreichen Ordnern ist nicht mehr zeitgemäß.

Die elektronische Ablage von Dokumenten aller Art, kann Ihnen Wettbewerbsvorteile verschaffen:

1. Motivation der MitarbeiterInnen wird erhöht durch einfaches Suchen und Finden von Dokumenten

2. Kommunikationsfluss untereinander kann gesteigert werden

3. Einhaltung der revisionssicheren Ablage von Dokumenten

4. Einhaltung der gesetzlichen Verjährungsfristen

                          Sie sparen erheblich Zeit

                  und vor allem dauerhaft Kosten.

Dazu kommt noch ein wichtiger Aspekt: bei regelmäßiger Datensicherung und entsprechender Sicherheitsvorkehrung (z. B. außer Haus-Lagerung der Datensicherung oder Ablage der Datensicherung in Cloud-Diensten), sind Ihre Belege im Falle eines Wasserschadens/ Brandes / Diebstahls auf jeden Fall noch rekonstruierbar.

Mit dem herkömmlichen Ablagesystem in Ordnern, hätten Sie arge Probleme, die Belege wiederherzustellen und Ihren Anspruch, im Falle von Eingangsbelegen

a) Steuervergütung  (Vorsteuer)

b) Betriebsausgabe

zu gewährleisten.

Die Rekonstruktion der Daten in Belegform kostet Ihrem Unternehmen enorm viel Geld, Zeit und Nerven.

System-Voraussetzungen:

Einplatz - 1 PC, Arbeitsplatzscanner, Lizenz für die Archivierungssoftware

Mehrplatz - bis zu 10 PC, Arbeitsplatzscanner/Netzwerkscanner, Lizenzen für die Archivierungssoftware